【経理のアウトソーシング】失敗しない外注先選びのポイント5つ

経理マン
最近の経理は人手不足。うちもそろそろキツいから、アウトソーシングでも考えるか…
経理マン
効率化大事だよね。でもアウトソーシングで、失敗しちゃったらイヤだなぁ…
経理マン
外注化の候補について調べてこいって言われた。経理の外注先なんて、どうやって選んだらいいの?

こんな人のための記事です。

 

私フルーツは

  • 経理部のアウトソーシングの旗振り役
  • 2ケタの外注先について、利用・検討・交渉経験アリ
  • 他社の経理部員からも、外注化についてヒアリング済み

の、現役の経理部員です。

それだけアウトソーシングに関われば、もちろん「失敗した…」と思ったことも「超うまくいった!」と思ったこともあるわけです。

フルーツ
今日はそんな経験をもとに、「経理の外注失敗あるある」と「失敗しないための外注先選びのポイント」をまとめていきます♪

 

経理のアウトソーシングによる失敗エピソード3選

まずは「失敗した…」と思うアウトソーシング。よくある失敗エピソードを3つ、ご紹介します。

フルーツ
ちなみにこれらの失敗は3つとも、外注先選びを正しくやれば避けることができます。取引先を間違えないように気を付けてくださいね!

 

失敗①やりとりが大変で仕事が増えた!?

経理部員
いやぁ、アウトソーシングなんてもうコリゴリだよ…

アウトソーシングを考えるときというのは、一般に、社内のリソースが不足しているタイミングが多いものです。

  • 人手が足りない
  • その分野のノウハウがない

といった状況ですね。

 

そんな中での外注化ですから、外注先には

  • 確かな知識・ノウハウ
  • 適時の連絡
  • しっかりした資料作り
  • 細やかな気づかい・サポート

なんかを求めたくなるもの。

 

ところが

  • いちいち電話がかかってきて、仕事の手が止まる
  • 求めている資料のイメージが伝わらず、結局こちらで作り直しが発生
  • 外注先の知識量がイマイチで、説明に時間がかかる
  • スピード感のあるやりとりができず、結局こちらの工数が減らない

といった失敗はよくあります。

経理部員
アウトソーシングしたらむしろ仕事増えちゃった感じで、死ぬかと思ったよ…

 

良いアウトソーシング先なら…

こんなことが起きるケースでは、最初から外注先選びに失敗している可能性が高いんですよ。

良いアウトソーシング先を選べれば

  • 1をきいて10を知り
  • 反応は早く・正確で
  • ポイントになるところは「適切な質問」をしてくれて
  • プラスαの情報提供も◎だし
  • 雑な丸投げでもキレイな成果物を作成してくれる

という感じなので、コミュニケーションのコストは最小限で済みます。

フルーツ
契約前の検討・交渉段階で、良い外注先を選べるように気を付けておきたいですね。(具体的なポイントは後半で解説します!)

 

失敗②引継ぎがうまくいかなくて外注費が無駄に!?

これは私フルーツ自身の失敗経験です。このときは、社内でやっていた記帳業務の一部をアウトソーシングしようというプロジェクトでした。

これによって工数が削減でき、派遣さんの採用・教育コストや人件費が減らせる…はずだったのですが…。

 

引継ぎがうまくいかず、半年分の外注費がムダになりました。

  • こちらの工数不足で引継ぎ資料が作れず
  • スケジュールしたタイミングでのミーティングもできず
  • かといって丸投げは受けてもらえず
  • けれども約束した外注費は払わざるを得ず

結果、半年間にわたって外注費と教育コスト・人件費の両方が必要な状況になってしまったわけです。いやぁ、部長にめっちゃイヤミ言われたなぁ…

結局、引継ぎを始められたのは半年後。引継ぎ後は無事に工数削減ができたものの、最初の半年分のコストは丸々ムダだったと思います。

 

良いアウトソーシング先なら…
フルーツ
今同じ状況になったら、多少お値段が高くても、別な外注先を選定します。

引継ぎをほとんどしなくても

  • 丸投げでなんとか過去の資料を読み解いてくれる
  • 経理知識が豊富なので、とりあえず問題にならない処理を提案してくれる
  • 最低限の確認は、メールや電話でパパっと済ませてくれる

ような、ノウハウのある外注業者さんもいるからです。

そちらに頼んだ方が、ストレスも少なく、費用的にもかえって安上がりだったと思います。

フルーツ
会計士や税理士、USCPAをずらっとそろえている業者さんも少なくないんですよ。外注先選びは、やっぱり超重要!

 

失敗③ノウハウ吸われてメリット無し!?

経理部員
ウチもアウトソーシングに失敗してヒドイめにあったわ…

最後にご紹介するのは、ノウハウの蓄積がない外注先を選んでしまった失敗です。

 

とある会社では、見せ方の上手な営業マンに乗せられて契約してしまったところ

  • ゼロから丁寧な説明を求められ
  • 長時間付き合わされたあげく
  • 専用の計算シートを作成させられ
  • コミュニケーション方法も何パターンも提案・施行させられ

あげくに高い外注費を払わされ、

経理部員
外注なんてもううんざり。

なのだとか。

 

もちろん期間満了とともに契約を解除したものの、

経理部員
その外注先ね、他社のアウトソーシングを次々受けてるみたい。ウチで得たノウハウをフル稼働して、今は評判も悪くないんだって…

踏んだり蹴ったりのアウトソーシングだったようです。

 

良いアウトソーシング先なら…

こちらも同じく、きちんとノウハウのある外注先を選べれば、こんな目にあうことはなかったと言えます。

  • 業務の内容に詳しく
  • 円滑な引継ぎをリードしてくれて
  • 委託元とのコミュニケーション方法にも、きちんとしたフォーマットがあり
  • 委託元の時間コストを最小限に抑える

ことのできる外注先は、存在します。

フルーツ
アウトソーシング成功のキーポイントは、アウトソーシング先の選び方にあるのかも!

 

アウトソーシング先選びのポイント5選【失敗しないためのポイント】

経理マン
なるほどね~。で、外注先を選ぶとき何に気を付ければ、こういう失敗しなくてすむの?

ではここから、失敗しないアウトソーシング先選びのポイントを5つ、ご紹介していきます。

 

ポイント①現場担当者と話す

外注先の候補が固まってきたら、

フルーツ
当社を担当してくださるチームメンバーのみなさんとお会いしてみたいです!

と伝えてみてください。

目的は、チームの担当者(特に下っ端)のレベルを把握すること。実際にプロジェクトが始まれば、「直接やりとりのするのは下っ端担当者さん」という可能性が高いからです。

 

よくあるのがこんなパターン。

経理部員
契約前にお会いしたチームリーダーの人はデキるなって感じだったんだけど、実務を担当した下っ端さんはどうしようもない感じで…。

業務を受託する会社からすると、お客さんとの1番重要な接点は「契約前の交渉」段階。そこで出てくるのは

  • チームリーダー(超有能)
  • エース営業マン(新規営業専門)
  • 専門家部隊のトップ(知識レベル最高)

みたいな人たちです。

つい、「うわぁ、すごい」「この人たちに任せれば全部うまくいくかも!」と思ってしまいますが、ここはひとつ冷静な対応が必要。

経理部員
プロジェクトが始まってから、実際に対応してくれるのはどんな人なのか、契約前に見極めるのが大切なのね…
フルーツ
そこは重要なポイントだと思います。実際の担当者が微妙だと、こちらは結構なストレスを感じるハメになりますからね。

 

ポイント②具体的な悩みをぶつけてみる

アウトソーシング予定の業務について、現状抱えている悩みをぶつけてみるのも有効です。

具体的な悩みを話してみると、業者さんの

  • 業務知識のレベル
  • 他社での業務経験
  • 課題に対する向き合い方
  • ノウハウの質・量
  • 業務に関する情報(他社事例など)の質・量

など、がわかります。どれも、契約前の交渉段階で把握しておきたい内容ですよね。

フルーツ
悩みの内容が具体的であればあるほど、業者さんも適当なことが言えなくなります。良い提案があった場合は、外注後にぜひ実行してもらいましょう♪

 

ポイント③対応の速度を見極める

注意して観察したいことは、他にもあります。その1つが、対応の速度。

  • メールへの返信
  • お願いした資料(見積もり書・提案書等)の提出スピード
  • ミーティング設定のスケジュール感

こういったスピード感が、自社とマッチする業者さんを選びましょう

 

契約前の交渉段階は、業者さんとしては一番力をいれているシーンのはず。そこで対応が遅い・反応が悪いようなら、プロジェクト開始後の改善は望めません。

フルーツ
頼んだことをパッとやってもらえる安心感は、かなり重要ですよ~。追い出しをかける心理的・時間的負担は、小さくないですからね…。

 

ポイント④社内体制を聞き出す

業者さん側の体制を教えてもらうのも、プロジェクト開始後の状況をイメージするために有効です。

  • 始業は何時か?
  • 17時以降の対応はしてくれるのか?
  • 繁忙期の休日対応は?
  • シフト制が組まれているか?
  • 提出資料のチェック体制は?
  • チームメンバーの経歴は?

といった点ですね。

 

例えば、

  • こちらの就業時間と業者さん側の就業時間が一致していると、連絡がとりやすい
  • 繁忙期は夜間・休日も対応してくれる業者さんがいい
  • 2交代・3交代制の業者さんだと便利(「こちらが帰る前に仕事を依頼→翌朝出社したときに完成物を受け取り」なんて裏ワザめいたことができる)
  • 業者さんからの提出資料は、十分にチェックされたものであってほしい
  • 会計士やUSCPA、税理士などの混じっているチームだと安心

など、実際の業務の進め方をイメージしながら、複数の業者さんを比較してみて下さい。

フルーツ
こういった細かいところに、業者さんごとの特色が出ていたりするんですよ~

 

ポイント⑤活用するシステムについてチェックする

最後のポイントは、外注後の業務で活用するシステムについてのチェックです。主として

  1. 業務に使用するシステムの、利用ノウハウはあるか
  2. 資料のやりとりのためのシステムについて、提案はあるか

の2つが重要になります。

 

①業務に使用するシステムについて、利用ノウハウのない業者さんを利用するのは、あまりおすすめできません。

フルーツ
システムの利用方法についてこちらからレクチャーが必要だと、時間がかかって仕方ないですからね。

 

②資料のやりとりのためのシステムについては、適切な提案をしてくれる業者さんを選びましょう。外注する業務の種類にもよりますが、

  • 全てメールでやりましょう
  • とりあえず御社に合わせます

といった発言があるようなら、その業者さんは業務受託そのものについてノウハウが弱い可能性があります。

アウトソーシングにおいて、コミュニケーションのコストを減らす工夫はかなり重要です。

フルーツ
クラウドストレージ設定の提案があるのが一般的かと思います。実際にクラウドストレージを使うかどうかはさておき、その提案もない業者さんの場合、少し慎重に対応した方が良いかもしれません

 

まとめ:経理のアウトソーシング

経理業務の外注化は、今、どんどん進んでいます。アウトソーシングの波は、避けることができないところまで来ているわけです。

経理マン
どうせ外注するなら、良い外注先を選んで、上手に活用したいよね。

そのためには、アウトソーシング先を選ぶ段階で

  • 現場担当者と話す
  • 具体的な悩みをぶつけてみる
  • 対応の速度を見極める
  • 社内体制を聞き出す
  • 活用するシステムについてチェックする

といったポイントを工夫してみてください。

フルーツ
これがアウトソーシング成功への道…!

上手な外注化で、経理の仕事がもっと楽に・もっと楽しくなりますように。

それではまたっ!

 

※<関連記事>

人材不足の今こそ、アウトソーシングのタイミングですよ~

経理は人材不足で大変?→いいえ、人材不足はチャンスです。

2019.04.07

 

アウトソーシングができたら、付加価値の高い業務にチャレンジ!でないと仕事無くなっちゃいますからねw

付加価値の高い経理って何?経理部員がAI時代を生き抜くために。

2019.03.26

 

最後に、経理歴10年超の現役経理部員がたどり着いた真実のご紹介記事です。

経理の年収にまつわる3つの「残酷な真実」と年収アップ戦略

2019.09.11
スポンサーリンク
スポンサーリンク


ABOUTこの記事をかいた人

フルーツ

こびと株.comのメンバー(役割:保有銘柄のウォッチ)。某有名大学で会計を学んだ後、一部上場企業の経理/財務部で働いている。持ち前の情報収集力・財務分析力を武器に、保有銘柄のウォッチを行っている。