【経理の効率化】経理部員が定時に帰るためにやった効率化施策5選

経理部員
最近、「もっと効率化しろ」とか「効率化のために~」とか、多いよね。
経理部員
でも経理の効率化って、どうやればいいのかな?

こんな人のための記事です。

 

最近の経理部は、慢性的に人手不足が続いています。

人手が足りないときの対策は、単純に考えて

  • 人手を増やす
  • 仕事を効率化する

の2つ。

人手を増やすにはお金がかかりますから、効率化への圧力が高まってくるのは自然の流れです。

 

この記事では、経理歴10年超の私が

  • 質的にも量的にも人並み以上の仕事をしながら
  • 定時帰りを続けるために

必死で編み出した効率化方法を、ご紹介します。

フルーツ
経理以外の職種でも使えるところがあると思うので、サッと目を通してみて頂ければ幸いです♪

 

経理の効率化のための5つの施策

「効率化しなきゃ!」と言って始まる取り組みのよくあるパターンは、コンサル的な取り組みです。

  • 各業務の工数を把握して~
  • 細かく分析して~
  • とるべき対策ごとに分類して~

みたいなやつですね。実際に、こういう業務分析をコンサルタントに頼む会社もあると思います。

 

そしてもうひとつよくあるパターンは、システム導入

  • このシステムを使えば、入力業務が激減!
  • このシステムを使えば、全て自動で!
  • このシステムを使えば、既存のシステムとの連携がスムーズに!

みたいなやつです。

 

コンサル利用もシステム導入も、効果はあるのでしょうが、現場はなかなか大変なもの。

  • ただでさえ忙しいのに、コンサルのヒアリングに付き合うヒマはないし
  • かといって、自分たちで業務分析してる時間もとれない
  • システムは導入するまでの準備の手間がとんでもないし
経理部員
人手不足じゃ、効率化する時間もとれないよ…

という話もよく聞きます。

 

ここでは、そういった

  • 難しい
  • 時間がかかる
  • お金もかかる
  • 部署全体で取り組む必要がある

やり方ではなく、経理部員ひとりひとりが今すぐ手を付けられる「効率化方法」をご紹介したいと思います。

フルーツ
実際にやって効果のあった方法だけを厳選して、お伝えしますね!

 

効率化方法①やらないことを決める

ひとつめは、やらないことを決める。コレをしない限り、決定的な効率化は望めません

  • 習慣で作っているが、使われていない資料はないか?
  • 重要性がないのに、細かすぎる業務はないか?
  • 慎重すぎて、過剰なチェックはないか?

などなど、やめてもいい業務を探してみましょう。

 

ポイントは、

  • 「やった方がいいこと」は、やらない
  • 「やらなくてはならないこと」だけを、やる

という目で分類すること。

「少し効果があるし…」「どちらかと言うとあった方が…」「もしかしたら必要なときも…」みたいな発想でいると、何一つやめることはできません。

 

仕事を増やすのはカンタンです。でも、重要なのは仕事を減らすことの方。

一度、絶対にやらなくてはいけないことだけを残すつもりで、仕事を分類してみて下さい。

自分の業務を、

  • 会社として必要
  • 経理部のミッションに照らして必須
  • 無いとトラブルになる
  • 外すのは内部統制的にヤバすぎる

みたいなものだけに絞るのは、なかなか勇気のいることです。

でも、その範囲を見極めておくことが、効率化の第一ステップなんです。

フルーツ
意外に「やめてもいいこと」まみれで、ドッキリしちゃう人もいるかもしれませんね。

 

効率化方法②帰る時間を決める

個人的に、最も効率化に効果があったのは「帰る時間を決める」方法です。

経理部員
え、でもだって、仕事が終わらないと帰れないわけだし…。

そうは言っても、毎日毎日徹夜しているわけではないはず。誰でもどこかで仕事を切り上げているはずなんです。

 

思い切って、帰る時間を決めてしまいましょう。おすすめは定時です。

決めたら、絶対にその時間を守って下さい

  • 仕事が終わっていない
  • 明日は特別な会議がある
  • このメールは今日中に…
  • 今日は突発の業務があったから…
  • 明日の朝までに資料を…

という場合でも、例外はありません。

フルーツ
何がなんでも、決めた時間には帰りましょう。言い訳はナシです。

 

決めた時間に帰ろうとすれば、自然と

  • 仕事の優先順位を考える
  • 優先順位の低い作業を止める
  • 集中力を上げる
  • おしゃべりを減らす
  • 効率的なやり方を編み出す

などに取り組まざるを得なくなります。

 

漠然と「効率化しないとな~」なんて思っていても、効率化はできません。習慣化した仕事のスタイルは変化しませんし、新しいやり方を始める気にもなりません。

でも、「18時までに絶対に帰らねばならない!」となれば話は別です。

  • 18時までに絶対にやらねばならないことは何か?
  • それをなんとか18時までに終わらせる方法はないか?

を必死で考えるハメになります。

フルーツ
「仕事量は減らないが、仕事時間を経る」環境を強制的に作ってあげることで、自然と効率が上がるのです!

 

効率化方法③作業の平準化を目指す

経理の仕事には、決算期に業務が集中するという特徴があります。

経理部員
そうそう。決算以外のときは定時くらいに帰れるけど、決算になるとどうしても残業続きになっちゃうね。

これを「決算期は忙しいから仕方ない」と考えてしまうと、効率化にはつながりません。

ぜひ、決算期とそれ以外の時期の、業務の平準化を考えましょう。

 

ポイントは、決算前に「完璧な準備」をすること。

自分が担当する決算業務の全てについて、決算前夜に

フルーツ
これ以上できることは何もない。今できることは全部した。あとは資料が届き次第、あれとこれとそれを入力しておしまい!

と言えるようにしておきましょう。

 

  • しっかり情報収集をする
  • 計算シートを整える
  • 業務に必要な知識を確認しておく
  • 業務フローを効率化する
  • 新しいトピックについて会計士と握る
  • 早めに作業を開始できるよう、前工程の担当者とコミュニケーションをとる

といったことを、決算前にカンペキに済ませておくわけです。

フルーツ
準備に集中すると、不思議と業務スキルが伸びるんですよね~

 

効率化方法④重要性の基準を明確にする

経理部員ならしょっちゅうお世話になる「重要性の原則」。

重要性の原則

(前略)重要性の乏しいものについては、簡便な方法での処理が認められている。(後略)

(日本公認会計士協会「会計監査用語解説集」より抜粋)

可能なら、この「重要性の乏しいもの」が具体的に何を指すのか、会計士と事前に握っておくことをおすすめします。

 

例えば

会計士
おおむね3百円以下は、金額的重要性が乏しいとみてもいいんじゃないですかね。

みたいな話ができていれば

経理部員
あ~これは複雑そうだけど、結局総額で1百万円にしかならない。詳細調査に時間を使うより、ざっくりこの処理でいこう!
経理部員
ヤバイ、これは5百万円規模の取引だわ。個別に会計士さんに相談しておいた方が安全ね。

といった判断をしやすくなります。

 

ひとつひとつの事柄について、いちいち

  • 上司と一緒に悩んで
  • 会計士と一緒に悩んで

みたいな工程を経るのは、時間のムダ。

 

明確な重要性の基準を共有して、「重要性の低いものはあとで上司に報告しておくだけでOK」という仕組みを作っておくことが、効率化につながるのです。

フルーツ
重要性の基準が明らかだと、効率化方法①「やらないことを決める」もやりやすくなりますよ!

 

効率化方法⑤「目の前のこと」以外に時間を投資する

  • 会計基準や税法のアップデート
  • 業務フローの整理
  • 新しい担当業務の知識習得
  • 新人・派遣さんなどの教育
  • 会社トピックスの状況把握
  • 他部署への啓もう活動

こういった仕事に、時間を使えていますか?

経理部員
どうせいずれ必要になるって分かってるんだけど、どうしても後回しになっちゃうなぁ。

と言う場合は、要注意です。

 

お気づきとは思いますが、やるべきことを後回しにすると、高い利子を払うハメになるからです。

  • 基準改正の学習を後回しにした
    →処理を間違えて、修正に倍以上の時間がかかった
  • 新人教育を後回しにした
    →新人君が辞めてしまって、採用からやり直しになった
  • 他部署への啓もうを後回しにした
    →他部署からくる資料が間違いだらけで、お互いに二度手間が増えた

という感じですね。

フルーツ
「今すぐ」でない仕事にきちんと時間を投資することが、結局はいちばん効率が良いのです!

 

効率化して、どうすればいいの?
経理部員
効率化、効率化っていうけど、効率化してどうするのかな?

会社が経理に効率化を求める場合、その意図は、

  1. 人件費を減らしてコストカット
  2. 空いた時間で高付加価値業務に取り組む

の2つが基本かな、と思います。

 

①コストカットは、単純な話ですね。効率が上がって人手がかからなくなれば、人件費を削減することができます。

当面は、残業をやめて残業代を減らしたり、派遣さんの数を減らしたりという感じになるでしょう。

経理部員
ぇ、オレもクビになっちゃう可能性あるってこと?

そうならないためには、②高付加価値業務への取り組みが必要になります。

詳しくは、以下の記事をご覧くださいね。

付加価値の高い経理って何?経理部員がAI時代を生き抜くために。

2019.03.26

 

効率化ができないときに経理部員が考えるべきコト

経理部員
効率化方法、いろいろ試してみたんだけど、あんまり上手くいってないのよね…。

もしも効率を上げられない原因が

  • 全て「今まで通り」を求められる
  • 生産性より、気合・根性・忙しい雰囲気が重視される
  • 教育や啓もうにリソースを割かせてもらえない
  • ムダな会議や連絡文書が多すぎてどうにもならない

など、「会社が本気で効率化を求めていない」ということであれば、実はそれ、かなり深刻な事態だったりします。

 

世の中全体として、経理は今、

  • 人材不足
  • 働き方改革
  • システム化・AI化
  • 外注化

などから、効率化→高付加価値業務への集中が求められる流れにあります。

不況期であれば、なおさらです。

 

そんな中で

経理部員
当社で効率化は無理だわ。だって、会社が効率化を求めていないんだもの。

という環境にいたら、どうなるでしょう?

気が付けば、あなた自身が、

  • 生産性の低い仕事しか、やったことがない
  • 高付加価値業務は、経験がない
  • 効率を上げる工夫も、したことがない

という人材に仕上がっていくのは目に見えています。

 

こういう人は、例えばリストラが始まったとき、会社に残れるでしょうか?

こういう人は、何かあったとき、転職できるでしょうか?

答えは明らかですよね。

 

フルーツ
手遅れにならないうちに、「効率化を奨励する会社」「付加価値の高い仕事をさせてくれる会社」に転職してしまうことをおすすめします。

今なら

  • 高付加価値業務の経験がなくても、転職先はある
  • あなた自身の年齢が、これからの人生の中でいちばん若い

ので、まだチャンスがあるかもしれません。

事実を確かめるのはちょっとした恐怖ですが、リストラされてから思い知るよりはマシ。とりあえず情報収集だけでもしてみてください。

転職エージェントと30分もWeb面談すれば、今の自分にどれくらいチャンスがあるのか、明らかになります。

具体的には、管理部門特化のエージェント「MS-Japan」に相談するのが良いでしょう。管理部門特化なだけあって、経理の事情にも詳しいので、他社の雰囲気も教えてもらえます。

MS-Japanの評判を徹底解説!実際に利用した経理マンがメリットを紹介します

2018.05.30

話すだけなら何のリスクもありませんし、完全無料なのでご安心下さいね。

 

効率化まとめ:イチ経理部員にも、できることはある

業務効率を上げることに興味のある経理部員のあなた。

  1. やらないことを決める
  2. 帰る時間を決める
  3. 作業の平準感を目指す
  4. 重要性の基準を明確にする
  5. 「目の前のこと」以外に時間を投資する

などによって、ぜひぜひ効率化に取り組んでみてください

 

効率を上げることは

  • 「仕事が早い」という評価を得られる
  • 残業や休日出勤を減らせる
  • 転職活動のときのアピールポイントになる
  • 本当の意味での仕事力が身に着く

良いこと尽くめです。

 

一方で、

経理部員
ウチの社風じゃ、効率化なんて無理だわ。

と感じるようなら、それは危険信号です。

自分の人材価値が低下しきってしまわないうちに、転職を検討すべきだと思います。

生産性の低い経理部員なんて誰にも相手にされない。…そんな時代は、すぐそこまで来ています。

 

フルーツ
効率化に興味が無いような会社は、いずれリストラ・倒産なんてことにもなりかねないですし…

今すぐ脱出の準備を始めることをおすすめします。

管理部門特化のエージェント「MS-Japan」なら、しっかり相談にのってくれるはずです。

相談だけなら、ノーリスクです。お金も一切かかりません。ぜひ、手遅れにならないうちに、行動を。

 

それではまたっ!

 

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ABOUTこの記事をかいた人

フルーツ

こびと株.comの共同管理人。慶應義塾大学卒業後、一部上場企業に就職。経理/財務の実務経験10年超、日商簿記1級、証券アナリストを有する「企業と個人のお金の専門家」。4つの財布(給与/配当/不動産/事業収入)を駆使して経済的自由を達成することを目標に奮闘中。