【経理のミス対策】経理部で一番ミスが多かった私が教えます!

経理部員
また仕事でミスが…。私、経理の仕事向いてないのかな。もうダメかも…どうしよう…
経理部員
ボクもミスが多くて、毎日怒られてる…。どうすればミスを減らせるんだろう…。

こんな経理部員のための記事です。

 

一言でいうと

フルーツ
ミスくらいあっても全然大丈夫!

です。

 

10年目の現役経理部員フルーツが

  • 経理でミスしても大丈夫な理由
  • 自分でできる、経理のミス対策
  • 経理でミスしたときに気を付けるべきこと

をまとめます。

 

ちなみに私、

フルーツ
元・経理部で1番ミスが多い部員

です。

そして今は

上司
フルーツはミスがないよねぇ。

と言われています。

そんな私が、経理のミスを減らすコツをご紹介しますので、ご安心くださいね。

 

経理のミスってマジでヤバイ?いいえ、大丈夫です。普通は。

経理部員
ぇ、でもさ。経理っておカネ扱うわけだしさ。ミスってヤバくない?

そんな経理部員のあなた。まずは何より、落ち着くことが重要です。

だって、落ち着かないと後始末ができないですからね。自分のミスの後始末を、誰かに丸投げしてしまうのはイマイチですよね。

どうせ、ミスなんてあっても大丈夫なのですから、落ち着いて後始末にとりかかりましょう。

フルーツ
あわててしまうと被害を拡大させかねないので、気を付けてくださいね~

 

私が実際にやった、経理のミス

まずは安心していただくために、私フルーツが過去にやったミスの数々を暴露しようと思います。

  • 会計システムのマスタを壊した
  • 300千円と300百万円を間違えて転記した
  • A4一枚に8ヶ所のミスが含まれた、間違い探しみたいな書類を作った
  • 決算伝票の金額を〇千万円間違えた
  • 取引先への振り込み日を間違えた
  • 重要書類をシュレッダーにかけた・醤油漬けにした
フルーツ
ありすぎて書ききれないので、これでもほんの一例です★

 

影響としては、

  • 月次決算が10日ほど遅れた
  • 後続処理をする8人の1日をムダにした
  • 先輩を怒り狂わせた
  • 上司が役員に怒鳴られた
  • 取引先から「代金が支払われていない」というクレームが入った

みたいな感じですかね。

フルーツ
なかなかなレベルのやらかしっぷりですねw

 

経理でミスをするとどうなる?

そんな、ミスまみれだった私フルーツですが…

  • クビになることも
  • 減給になることも
  • 経理部に居場所がなくなることも

ありませんでした。

 

私のミスによって

  • 会社がつぶれることも
  • 社長が変わってしまうことも
  • 人が死ぬことも

ありませんでした。

フルーツ
むしろ今はミスをグッと減らして、「フルーツは仕事が正確でいいねぇ」なんて言われてます。居心地いいです~

結論から言えば、経理のミスなんて、したって大丈夫なのです。

 

なぜなら、会社は「ミスがあっても大丈夫な仕組み」を構築しているものだから。

  • もともと人間にはミスもあって当然
  • それを、会社として問題にしないための仕組み構築が重要

これがまっとうな会社の考え方です。

 

確かに経理は、ミスを嫌う部署です。おカネを扱う上で、ミスが多いのはいただけません。

しかし、だからこそ、経理部では内部統制の仕組みがきちんと構築されています。

個人がミスをしたくらいで本当にヤバイことにはならない…そんな仕組みが、きちんと整備されているはずなのです。

フルーツ
ミスをすれば怒られる。でもマジでヤバイことにはならない。…これが、経理部の特徴だと思います

 

「でもウチの経理部は…」という場合の対応方法

経理部員
でも、ウチの経理、そういう雰囲気じゃないんだけど…。

さきほど説明した通り、「普通は」経理でミスしたくらい、大したことではありません。大丈夫です。

でも、全ての会社がきちんとした仕組みをもっているわけでもありません。個人のミスが大騒動になる会社も、実際にはあるのが現実です。

  • 担当者以外に「確認」する人がいない
  • ミスがあると、犯人捜しがひどい
  • 上長が責任をとる仕組みがない

こんな会社にいる人は、要注意です。

フルーツ
ミスを発見する仕組みが無い会社や、ミスが個人の責任になってしまう会社は、かなりヤバイ会社だと思います。そんな会社で経理をやるのは、かなり危険かも…。

 

経理部員
ぇー。それウチのことかも!どうすればいいの?

そんな経理に入ってしまったあなたが、安全を確保する選択肢は2つしかありません。

  1. 必要な仕組みを自分で作る
  2. 仕組みがある会社にうつる

 

①は、つまり会社が本来必要とするガバナンスの仕組みを自ら構築するということです。意識改革・規定整備・業務分担など、1つずつクリアしていかなければなりません。

あなたがもしも平社員なら、難易度はかなり高いと言えるでしょう。課長職以上で権限があれば、チャレンジするのも悪くない課題かもしれませんね。

フルーツ
ガバナンス強化は経理本来の役割のひとつ。うまく仕組み作りができれば、会社もあなたもハッピーです。…大変なのが難点ですね。

 

②は、危険な環境からは早めに脱出しようということです。

  • いつか大きなミスをして
  • 誰にも発見してもらえず
  • 大事になってから責められ
  • 職場にいられなくなる…

こんな目にあう前に、きちんとしたミス防止・発見の仕組みがある会社にうつってしまおうというのも、ひとつの考え方です。

フルーツ
経理は転職がしやすい業種。そして今の転職市場は売り手市場。脱出は意外に難易度が低いのです

【経理の転職】おすすめエージェント 現役経理部員が選ぶベスト3

2019.05.01

チャンス到来!会計職(経理/財務)の転職市場が熱い!【中途入社増えまくり】

2019.02.22

 

※仕組みのできている会社を探すなら、大手企業をねらった方が、確率は高いです(内部統制の構築が義務付けられているので)。

  • まだ経理経験は短いけど、すぐ脱出する必要がありそう…
    マイナビエージェント(日系大手に強みアリ)
  • 経理の経験豊富な30~50代。もう若くもないけど、転職できるかな…
    JACリクルートメント(外資を含めて即戦力向けの大手案件ザクザク)
  • 自分の位置づけはよくわかんないけど、経理の転職に詳しいプロの助けが欲しい
    MS-Japan(管理部門専門エージェント)

こんな感じでエージェントを使い分けて、安心してがんばれる会社を探しましょう。

 

経理のミスを防ぐ!自分でできる対策3選

経理部員
「ウチの会社にはミスを発見・防止する仕組みがあるから大丈夫」って思ったら安心してきた。とはいえ、ミスは減らしていきたいし…今すぐ自分でできるミス対策ってないの?

そうなんです、それが大切なんです!

安心して落ち着いた上で、自分にできるミス対策をする…これが、経理部員の「ミスへの正しい向き合い方」だと、私は思います。

フルーツ
ミスは、必ず減らすことができます。そのために、今日から始めてほしい対策を3つ、ご紹介します!

私自身が「ミスまみれ」→「めったにミスしない」に成長した、実績ある方法ですよ~

 

対策①徹底した事前準備

ひとつめは、徹底した事前準備です。

経理の仕事は、準備が全てといっても過言ではありません。

経理では、決算や税務申告など多くの仕事で、締切が数か月以上前から明らかになっています。ですから、事前に入念な準備を行うことができるわけです。

 

具体的には、

  • 作業工程を細かくスケジュールする
  • できあがりの全体感をつかむ
  • 理論値を概ね把握する
  • 算定用のワークシートを準備する
  • 検算・エラーチェックの方法をおさえる

といった作業ですね。

フルーツ
行き当たりばったりの作業は、ミスを誘発します。事前準備がしっかりできれば、ミスは激減しますよ!

 

  • 始める前に、準備する。いきなり作業に取り掛かからない
  • 余裕をもって、準備する。時間のあるうちに、できることは全てやっておく

この2つを、十分に意識してください。

 

「そんな時間ないよ!」という人がいるかもしれませんが、結局はこの方がトータルの時間は短くて済みます

  1. 準備→作業
  2. 作業(→ミス発見→差し戻し→再作業)

だと、①の方が早いということですね。ぜひ試してみてください。

フルーツ
準備にもコツがありますから、慣れるまでしばらくかかるかもしれません。でも、必ず効果が出ますから、気長にがんばりましょう。

 

事前準備のオマケ

しっかり事前準備をすると

  • 「仕事が早い人」という評判
  • ワークライフバランス(残業削減)

というオマケがついてくる可能性があります。

 

決算前の比較的ゆとりのある時期に準備をすることで、決算中の作業時間を減らすことができるからです。

決算中の作業が短いので、周りからは「ぇ、この人仕事はやくない!?」と見られることがあります。(私フルーツはこの手法で、「仕事が早い」と言われています♪)

また、決算前と決算中で仕事を平準化できるので、残業時間を減らせる可能性があります。(私フルーツはこの手法で、残業ゼロを達成しています♪)

フルーツ
ミスが減って、残業が減って、評判があがる…経理部員にとって、事前準備はマジでオトクなのです!

 

対策②工夫のあるセルフチェック

次は、資料を作ったあとのミス対策です。

フルーツ
当たり前ですけど、作りっぱなしの資料を提出しちゃダメですよ!?

工夫をこらし、念には念を入れて、セルフチェックをしましょう。

 

例えば

  1. 必ず紙に印刷して、チェックする
  2. 資料を一晩寝かし、翌朝チェックする
  3. チェックマークを入れながら、チェックする

などですね。

 

①紙に印刷するのは、画面上でチェックするとミスの発見率が低いから。理由はわからないのですが、経験的に明らかです。

②資料を作った直後は、「あってるよね!」と思い込んでしまうもの。1日たって冷静な目でみると、ミスを発見しやすかったりします。

③全ての箇所をチェックするのは、心がけだけでは難しいもの。チェックマークをつけていくことで、未チェック箇所が明らかになり、結果として全ての項目をもれなくダブりなくチェックすることができます。

できる工夫は全てして、「絶対にミスらない!なにがなんでも!」という気持ちでセルフチェックをしましょう

フルーツ
根性論は嫌いだけど、やっぱり、「死んでもミスらない!」くらいの緊張感も役に立ちますよ★

 

対策③確認しやすい資料の回付

最後は、人にミスを発見してもらいやすくするという対策です。

同じミスをしたとしても、

  1. 確認担当者が気づいた場合
  2. 承認者が気づいた場合
  3. 誰も気が付かなかった場合

では、被害の大きさが違ってきます。

①や②は叱られる程度の話ですみますが、③の場合、後々大きなトラブルの原因になる可能性があるのです。

フルーツ
だから、「①②のパターンになりやすい資料の回し方をすれば〇」ですよね。

※もちろん、セルフチェックで気が付くのが一番良いです。でも、もし気が付けなかったとしても大きなトラブルにはなりにくい…そんな手を打っておくことも、悪くない対策だと思います。

 

具体的には、

  • 見やすい資料を作る
  • 確認用の証拠書類を添付する
  • 確認すべき箇所を明らかにする
  • 資料内の数値の計算方法を明示する

などです。

確認しやすい資料を作る事で

  • 担当者:ミスを見つけてもらえる
  • 確認者:確認がラクになる

両方が大きなメリットを得られるのです。

 

経理部員
こんな細かいことで、ミスが減るの?
フルーツ
減ります。ミス対策は、細かいことの積み重ねなんです。ひとつずつ意識すれば、少しずつ変わっていきますよ~

 

ミスしちゃった!そんなとき経理部員が気を付けるべきこと

経理部員
いろいろ工夫するようにしたんだけど、またやっちゃったよ…。

いくら気を付けていても、ミスがゼロになる可能性は低いですよね。人間だもの、仕方のないことです。

では、ミスをしてしまったとき、いったいどうすればよいのでしょう?

 

フルーツ
まずは深呼吸。落ち着いて~。

ミスをしてしまった場合、大切なのは、発覚後の対応

同じミスをしても、発覚後の対応がどうであるかによって、あなたの評価は大きく変わってきます。

経理部員
何に気を付けて対応すればいいのか教えて~

 

とりあえず、潔く謝る

まずはこれ。自分のミスを認め、きっぱり謝罪しましょう。

いさぎよく謝ることで、一緒に対策を考えてくれる味方を増やすことができます

 

考えてみてください。自分の職場のメンバーが、ミスをしたとします。

  1. 「イヤでもあれはオレだけが悪いわけじゃなくて…」とブツブツ言う人
  2. 「オレのミスです。すみませんでした。」ときっぱり謝る人

どちらのサポートがしたくなりますか?②の人の方が、味方を増やせると思いませんか?

フルーツ
私なら、①には「ちょっといい加減にしてよ」って言いたくなるけど、②には「いやいや、あなただけが悪いわけじゃないです!」って思います~

 

ミスをしたときは、ショックで落ち込むものです。落ち込むと、言い訳をしたり他に責任をなすりつけたりしたくなると思います。

でも、そこは、グッとこらえて下さい。

フルーツ
まずは、自分がやらかしたことを認めましょう。そうすることで、自分も周りも、スッキリと事実に向き合うことができるようになりますよ。

 

「今から」できることを考える

次に、「今から」何ができるかを考えましょう。

  • 「ああ、またやっちゃった…」と凹むのは、後回し
  • 「あのときああしていれば~」という後悔も、後回し
  • 「〇〇さんがああしてくれれば…」なんて責任転嫁も、後回し

です。とにかく、「今から」できることに集中して考えてください。

フルーツ
凹みすぎ・慌てすぎで何も考えられなくなり、後始末を周りに丸投げしてしまうのは、NGですよ~

 

  • 間違えた資料を訂正するのに、どれくらいかかるか?
  • その資料は、後続のどんな処理に影響しているか?
  • その間違いには、重要性があるか?
  • ミスがあったことを共有しなければいけない相手は、誰か?

などなど、考えることは山ほどあります。

先輩・後輩・同僚・上長の協力を仰ぎながら、しっかり後始末をしましょう。

フルーツ
大丈夫。「今から」に集中すれば、大抵のことはなんとかなります

 

周囲を観察する

ついでに、おすすめしたいのが周囲の人の行動を観察することです。

  • 真っ先に自己保身をはかる人
  • 責め立てる人
  • 傍観者をきめこむ人
  • サポートしてくれる人
  • なぐさめてくれる人

反応は本当に様々。ミスが発覚した瞬間というのは、信頼できる人・できない人が明確になる瞬間でもあるのです。

 

これを機に

  • 信頼できる人は、誰なのか
  • 信頼される行動とは、どんなものなのか

しっかり学習しておきましょう。

フルーツ
人の反応を冷静に観察すると、自分の心が落ち着いてくるという効果もあります♪

 

感情は抑えて反省する

最後に、ミス発覚の対応がひととおり落ち着いたところで。しっかり、反省をしましょう。

フルーツ
大切なのは、感情を抑えて反省すること。
  • 落ち込むのではなく
  • 他人や自分を責めるのでもなく
  • 再発防止のために何ができるのか考える

ということですね。

同じミスを繰り返さないための工夫を、自分なりに考えていきましょう。

フルーツ
次、どうするか。これをきちんと考えていれば、ミスはどんどん減っていきますよ~!

 

経理のミスまとめ:次回は気を付けよう♪

経理部員にだってミスはある。ミスはあっても大丈夫。

なぜなら、「人間はミスをする」前提でチェックの仕組みが作られているから。

…これが経理の基本です。

だから安心して、①自分のミスを防ぐ対策や、②ミス発覚後の対応に注力しましょう。

 

①自分のミスを防ぐ対策
  • 徹底した事前準備
  • 工夫のあるセルフチェック
  • 確認しやすい資料の回付

 

②ミス発覚後の注意
  • いさぎよく謝る
  • 「今から」できることを考える
  • 周囲を観察する
  • 感情を抑えて反省する

 

フルーツ
もし今あなたが勤めている会社に「ミスがあっても大丈夫な仕組み」がないなら、ちょっと真剣に考えた方が良いかも。

選択肢は2つしかありません。

  1. 自分で仕組みをつくる
  2. 仕組みができている場所にうつる

①が難しければ、即効で②を選ぶべき。大きなミスや不祥事に巻き込まれてからでは遅いからです。

 

  • まだ経理経験は短いけど、すぐ脱出する必要がありそう…
    マイナビエージェント(日系大手に強みアリ)
  • 経理の経験豊富な30~50代。もう若くもないけど、転職できるかな…
    JACリクルートメント(外資を含めて即戦力向けの大手案件ザクザク)
  • 自分の位置づけはよくわかんないけど、経理の転職に詳しいプロの助けが欲しい
    MS-Japan(管理部門専門エージェント)

こういったエージェントの力を駆使して、いちはやく安全な会社を見つけてください

フルーツ
安全を感じられる環境だと、能力は発揮されやすくなります。…「安心したら、それだけでミスが激減」なんてこともあるかも!?

【経理の転職】おすすめエージェント 現役経理部員が選ぶベスト3

2019.05.01

 

ちなみに、今は転職市場が求職者有利の状態なので、

経理部員
ミスまみれのオレなんか転職できるわけないよぉ…

という悩みは一切不要です。

騙されたと思って、一度エージェントの話をきいてみてください。おもしろい求人がバンバンでてきますよ。

チャンス到来!会計職(経理/財務)の転職市場が熱い!【中途入社増えまくり】

2019.02.22

 

それではまたっ!

スポンサーリンク
スポンサーリンク


コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です

CAPTCHA