【ポイント5選】説明がわかりやすい人は押さえている!【要チェック】

なんかさ、時々めっちゃ説明上手な人っているよね。僕も分かりやすい説明ができるようになりたいな~

こんな人のための記事です。

 

いますよね。

説明が、すごくすごく上手な人。

話がすっきりまとまっていて分かりやすい人。

こびと株
どうやってるんですか!?コツは?

なんて聞くと

説明が分かりやすい人
そうだなーやっぱり、聞き手や読み手を意識することかな。相手の立場にたった想像力が大切だよね

なんて答えが返ってきたりします。

この回答はたぶん、めちゃくちゃ重要で、どこまでも正しい、説明の極意です。

 

この記事では、それをもう少し噛み砕いて、

こびと株
押さえておくべきポイント5つ!

にまとめていきます。

意識するだけで変わるポイントばかりなので、ぜひサクッと目を通してみて下さい。

 

説明がわかりやすい人は押さえているポイント5選

 

ポイント①相手のレベル

まずは、説明する相手の現在のレベルを押さえること。

同じ内容を説明する場合でも、聞き手(読み手)によって、何を「分かりやすい」と感じるかは異なるからです。

  • 相手が子どもなら、易しい言葉を選ぶ必要がある
  • 相手が専門家なら、専門用語はむしろ使った方が分かりやすい

といった感じですね。

 

可能な範囲で相手の状況をイメージし、

  • これから説明する内容について事前にどれくらい知っているか?
  • 日頃、文章を読みなれているか?
  • 年齢は?
  • 性別は?
  • 頭の回転の速い切れるタイプか?ゆっくりマイペースタイプか?

などによって説明の仕方を変えていく必要があります。

こびと株
相手のレベルを意識することによって、相手を置いてけぼりにしない説明=分かりやすい説明が可能になるわけです

 

ポイント②地図の共有

説明を始めるときに、これから説明する内容の目次をザッと伝えることも重要なポイントです。

  • 説明のゴールはどこなのか
  • 説明のボリュームはどれくらいなのか
  • 聞かなければならないポイントはいくつあるのか

といったことが分からないままだと、説明を聞いている側は

こびと株
目的地も教えられず、地図も与えられず、ただただ歩かされているようなイラ立ち・不安・不快感を覚える

からです。

 

相手に地図を示そうとすれば、説明する側も自然と

  • 話の組み立てはコレで良いか?
  • 筋は通っているか?
  • この説明を一言でまとめると何の話なんだ?

といったことを考えるようになります。

こびと株
自分の頭を整理するためにも、きちんと地図(目次・メニュー表)を示せるように準備しておきましょう

 

ポイント③強弱のつけ方

説明が分かりやすい人は

こびと株
強弱のつけ方が上手

です。

 

説明をする側は、最初から最後まで一生懸命であることも多いでしょうが、説明を受ける側はどうでしょう?

自分が聞き手・読み手になったときのことを考えれば

  • ぼんやりしていた聞き逃し
  • ななめ読みしただけ

なんてことが、珍しくないのは明らか。

だからこそ、「ココだけは聞いて!」「ココだけは読んで!」という箇所を強調することで、最低限必要な情報だけは伝わるように工夫していくわけです。

 

とはいえ、強調しすぎは、強調箇所ナシと同じ

説明を受ける側からすれば

  • 太字まみれの文章
  • カラフルすぎる資料
  • ずっと大声のプレゼン

などは、結局どこが重要ポイントなのか分からないからです。

こびと株
強調しすぎは、相手を疲れさせるだけで逆効果。適度な強調を使いこなしましょう

 

ポイント④伝えないコトの重要性

説明下手さんが忘れがちなポイントには

  • 伝えるコトだけではなく
  • 伝えないコトも重要

というのもあります。

要するに、説明終了後の相手に求める状態を明確にイメージし、そのために必要な情報だけを提供する、ということ。

 

詰め込み過ぎは禁物です。冗長な説明は、それだけで聞き手・読み手を辛くさせるもの。

  • 自分が知っている全てを話そうとしない
  • 結論にたどり着くための頑張ったエピソードを披露しない
  • 自分の不安を解消するために、何もかもを共有しようとしない

このあたりを意識して、内容をキュッと絞り込んでいきましょう。

こびと株
自分が話したいこと・自分が聞いてほしいことを話す、というのはNG。説明すべきは、相手にとって必要なことです。

 

ポイント⑤感情の乗せ方

最後のポイントは、説明に込める感情についてです。

  • 気持ちを込めて話すエピソード
  • 客観的・論理的な根拠・事実・データ等

は、しっかりと分けて説明しましょう。

こびと株
この2つが混ぜこぜになっていると、話が分かりにくくなる上に、内容自体も信頼してもらいにくくなります

 

気持ちのこもった体験談や、本気度・エネルギーを感じさせる説明の仕方は、悪くありません。

聞き手・読み手も人間なので、熱量のない話は心に響かないものです。

けれどもそれらは、前提に客観的な事実の積み上げがあってこそ活きてきます。

こびと株
熱がこもるのと、冷静さを欠くのは別のこと。感情をのせるべきところ、のせるべきでないところをしっかり見極めましょう

 

わかりやすい説明をする人が押さえているポイントまとめ

わかりやすい説明をする人は

  • 相手のレベル
  • 地図の共有
  • 強弱のつけ方
  • 伝えないコトの重要性
  • 感情の乗せ方

の5つのポイントを、しっかりと押さえています。

こびと株
そしてこれらはつまり結局「相手の立場で考える」ということ。それこそが、説明上手への第一歩であり、説明上手の最終奥義でもあるわけです

 

ちなみに

うーん。ポイント5つ、気を付けてみようとは思うけど…でもやっぱり、説明って難しいな…

こう感じる人へのおすすめは、得意なツールを見つけることです。

例えば私自身、

  • まとまった文章での説明→得意なつもり
  • 口頭での説明→超苦手(プレゼンとか寒気がする)

です。

こびと株
もともとは説明全般が苦手でしたが、ブログを書くようになったので「文章での説明」を練習しまくったわけです

1つでも2つでも、得意ツールが見つかると、自信になります。

得意ツールでの伝達に持ち込みさえすれば、自分の思いをきちんと説明できるようになるからです。

説明下手さんは、ぜひ試してみてくださいね。

それではまたっ!

 

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ABOUTこの記事をかいた人

フルーツ

こびと株.comの共同管理人。慶應義塾大学卒業後、一部上場企業に就職。経理/財務の実務経験10年超、日商簿記1級、証券アナリストを有する「企業と個人のお金の専門家」。4つの財布(給与/配当/不動産/事業収入)を駆使して経済的自由を達成することを目標に奮闘中。