一般事務で付加価値を出せる人の特徴3選【失職する人・しない人】

事務職
特に専門スキルとか無いのに、「この人に」って仕事を頼まれる人っているよね。どうすればそうなれるのかな?
事務職志望
よく「付加価値の高い仕事を」って聞くけど、事務仕事で付加価値って難しいわよね…

こんな人のための記事です。

 

私フルーツは、長いこと、経理の専門スキルを使って仕事をしてきました。

10年以上もそうやって働いたせいで、わりと最近まで

フルーツ
事務仕事の付加価値の源泉は、主に専門性だよね!

と信じていました。

あとはせいぜい

フルーツ
クリエイティブな仕事は、付加価値が高いよね!

と思っていた程度でしょうか。

 

けれども、ここ2~3年

  • 経理の仕事で、一部業務を外部業者さんにお願いしたり
  • コンテンツ作りを、フリーランスの人と一緒にやったり
  • ブログ運営で、データ作成等を外注さんに頼んだり

してきた中で

フルーツ
専門性もクリエイティビティも必要としない事務作業にも、付加価値を出せる人っているぞ!?

と気が付くに至りました。

 

もちろん、専門性やクリエイティビティは大切です。

けれども、

  • 特別な専門知識・スキルが必要なく
  • だれがやっても基本的に同じ結果が得られる(創作活動などではない)

仕事であっても、明らかに

  1. 付加価値の高い仕事ができる人=仕事を頼まれ続ける人
  2. 付加価値の低い仕事になってしまう人=次回は仕事を頼まないなと思う人

は、存在します。

 

この記事では、

  • ①の人と②の人の違いって何なのか?
  • 何ができれば、専門性・クリエイティビティ以外で差別化できるのか?

についてまとめます。

事務職
それってつまり、働く人みんなが押さえておきたいポイントだよね。

 

一般事務で付加価値を出せる人の特徴3選

いわゆる事務作業の外注さんや派遣さんで

  • また仕事お願いしたい!
  • 辞めないで!!

と言われる人の特徴です。

フルーツ
誰にでもできるはずだけど、多くの人ができていないコトですね。私自身も反省中…(笑)

 

特徴①頼まれたこと+αで応える

フルーツ
頼んだことより、ちょこっとだけ+αで仕事してくれると、めちゃくちゃに助かる…!

内容としては、特に難しいことである必要はありません。

おそらく、”付加価値を出せる人”にとっては、ほとんど無意識のほんのちょっとした気遣い程度の話です。

でも、それがあるのとないのとでは、

  • 「まぁ普通だよね」と言われるか
  • 「ぜひこの人に頼みたい!」と言われるか

の決定的な違いになります。

 

事務職
+αって言われても…どんなことをすればいいの?

個別具体的な例をあげましょう。

例えば、このブログには「TAKARA & COMPANYで配当金生活!【こびとNo.7921】」という、㈱TAKARA&COMPANYの紹介記事があります。

記事の中では、「主要財務情報(直近10年)」ということで、各年度の売上・キャッシュの状況など様々な数値を紹介し、筆者からのコメントを添えています。

これについて

フルーツ
また1年たったから、数値データの更新をお願いできますか?

と依頼したときに、単純に数値データを更新するのが、普通の人の事務仕事のやり方ですよね。

 

一方、+αができる人は「数値データ更新しました!お手すきで「筆者コメント」の更新お願いします!」みたいな一言を添えてくれます。

数値が変われば、そこに対するコメントも変わるのは当然ですよね。

でも、依頼した側は「データ更新はお願いしたから大丈夫!」と思い込んでしまい、「筆者コメント」のことをすっかり忘れてしまう場合があります。

だから、一言添えてもらうだけで

フルーツ
そうだった!忘れてた!助かるぅ~!

となるわけです。

 

これって、技術的には、全然難しいコトじゃないですよね。記事をサッと読めば、誰にだって分かることです。

でも、

  • 頼まれた作業ではなく、「依頼者が何をしたいか」を考える
    ×数値データを更新したい、記事を最新の状態に保ちたい)
  • 依頼者の状況に配慮して、ケアする
    (「ココの更新忘れそうかも。声をかけておこう」と考える)
  • 依頼された最低限でなく、周辺事項に配慮する
    (数値データだけでなく、記事全体に目を通す)

みたいなことって

フルーツ
できる人メッチャ少ない!

です。

 

事務職
ちょっとした気遣いで、他の事務職の人との”違い”を感じてもらえるんだね~

依頼した側からすると、仕事全体の生産性が変わってきますから、当然です。

 

特徴②まずは自分で調べる

仕事を頼むときは、わかりやすく明確に、依頼すべきです。

会社内であれば特に

  • 適切な研修・教育
  • 必要十分な引継ぎ

といったコトも含め、依頼する側の責任が大きいかと思います。

 

とはいえ、事務仕事を依頼する側というのは、

フルーツ
じ、時間がない

と追い込まれているコトも多いモノ。

  • 他にやっつけなければいけない仕事がある
  • 忙しすぎて手がまわらない

というのが「事務を頼もう!」と思うきっかけだったりするからです。

 

すると、

  • トラブルが起きる
  • 伝わらない
  • かえって時間がかかる

といった状況を招くことも多いのは理解していても、ついつい

フルーツ
時間を短縮したい…

という誘惑に負け、依頼・説明・指示などが雑になりがちになります。

 

これに対して

  1. 1から10まで質問してくる人
  2. まずは自分で調べて、わからないところだけの質問にしてくれる人

がいたら、どちらが有難いかは明らかです。

フルーツ
①が当然と思っているからこそ、②だと「すごい!ありがたい!期待以上だ!」と感謝の念が沸き上がってきます

 

グーグル先生に聞けばわかることは、グーグル先生にきく。

ほんの少しの手間をかける。

そんなことが

  1. 「まぁ事務なんて、誰がやっても同じだからね」と言われてしまう人
  2. 「次回もぜひお願いしたく…!」と言われる人

の違いを分けるわけです。

事務職
②になれば、次の仕事につながりやすいってことなのね…

 

特徴③反応が早い

フルーツ
それからやっぱり、即レスはありがたいです

Yes/Noだけで良いから、すぐに答えがほしいときってありますよね。

  • 了解です
  • OKです
  • 今日中に回答します
  • 今日は厳しいので、明日の15時でお願いします

こういった短い返答のメールがかえってくるのに、3日、5日、1週間…。

これでは、「仕事を頼みにくいな…」「あの人の返事くるまで仕事止まっちゃうからな…」と思われてしまいかねません。

 

もちろん、何事も程度問題です。

常に素早い反応を意識しすぎれば、

  • 作業への集中力が落ちて生産性が落ちたり
  • プライベートがなくなって心身を傷つけたり

ということになりかねません。

けれども、だからこそ「即レス」は

フルーツ
特別な知識もスキルもいらないけど、多くの人にはできないコト

であり、依頼者に付加価値を感じてもらえる要素の1つというわけなのです。

 

一般事務で付加価値を出せる人まとめ

事務職
専門性とかクリエイティビティ以外のところで付加価値をつけるなら、細かいところこそが大切になるのね…

仕事でつけるべき付加価値は、作っている資料やコンテンツ・サービスそのものの付加価値とは限りません。

依頼者に与える付加価値があればいいわけです。

  • 頼みやすい
  • 期待以上の反応がある
  • 時間を短縮できる

こういうコトは、依頼する側の生産性を高めるのです。

フルーツ
私自身、経理部員として「専門性」ばかりを意識して働いてきました。結果として、こういう細かい気配りは、かなり苦手です。
事務職志望
専門性やクリエイティビティで尖ることばかりが、仕事がデキるっていうことじゃないのね…

 

一般事務で付加価値を出せない人あるある3選

今度は反対に

  • もういいや、次は別な人に頼もう…
  • お願いするの、なんだかメンドクサイな…

と思われてしまう人に、よくあるポイントです。

フルーツ
私は、どちらかというとこのタイプ…。新入社員の頃とかは本当にひどかったです(笑) 最近は、自覚があるので、気を付けてはいますけれども。

 

あるある①誤字脱字が多い

フルーツ
誤字脱字だらけの資料を提出されると、正直なところ、がっかりしてしまいます…
  • 急ぎで
  • とりあえず大枠だけ
  • 細かいところはいいから

なんて頼んだ仕事でも、これは同じ。

なぜなら、「書きっぱなしで提出したんだな」ということが丸分かりだからです。

 

誤字や脱字があること自体が問題なのではありません。

  • 細部よりも、スピードの方が大事
  • 内部資料なのだから、時間をかけてほしくない

というシーンは、確かにあるからです。

フルーツ
ミスをゼロにしようと思ったら、チェックに膨大な時間がかかりますしね

 

ただ、誤字脱字が多すぎる資料を受け取った人は

フルーツ
あ、手抜きをしたな

と感じることでしょう。

  • やりっぱなし
  • 注意力がない
  • 見直しもしない
  • 無責任
  • やる気がない

などと思われてしまう可能性すらあります。

 

あるある②締め切りを守らない

締め切りというのは、約束事です。

もちろん、

  • 遅延の可能性について調整しておく
  • 目安であって期限ではないと確認しておく
  • イレギュラーの状況を報告しておく

といった交渉があれば、状況は違うと思います。

 

でも、それ以外のケースでは

フルーツ
締め切りを守れない人に事務を頼むのはヤダなぁ…

と思われてしまう可能性が高いでしょう。

  • 自己管理のできない人
  • スケジュール調整能力のない人
  • 仕事を頼むと面倒な人(後続処理の予定が読めなくなるので)

と受け取られかねません。

特に、信頼関係を築く前の締め切り破りには、十分に注意しましょう。

 

あるある③「それは私の仕事ではありません」発言

仕事の範囲をせまくとらえがちな人も要注意です。

  • 成長機会
  • 感謝を得られる機会
  • 次のより大きな仕事の機会

を逃してしまう可能性が高いからです。

 

事務職志望
でも、最初の約束と違うコトをさせられて、タダ働きになっちゃったら…

そういう心配は、確かにあります。

お金や条件も重要ですし、相手のワガママにどこまでも付き合えば良いというものでもありません

フルーツ
良いように使われて、使い捨てにされてしまう可能性もあります。

 

とはいえ、それでもやはり

  • 価格以上の仕事をしよう
  • 相手の役に立てるなら協力しよう

みたいな意識をもっている人は

フルーツ
ぜひ次回もこの人に!料金アップしてでも!

と思われやすい傾向にあります。

まさに文字通り、「付加価値の高い人」だからですね。

 

繰り返しますが、+αの仕事をしてもらっても

  • 継続的にお願いしよう
  • 価格をアップしよう
  • +αやってくれた人もトクしてもらえるようにしよう

といったことを、考えない雇い主もいます。

フルーツ
だから疑心暗鬼になる気持ちはよくわかりますし、「+αなんて、やらないのが当たり前」だとも思います。

でも、「やらないのが当たり前」のことをやる人こそが、「付加価値が出せる」と思われる人…なわけです。

 

「まず相手の役に立つ」気持ちがないと、付加価値は生まれない。

でも、ダメな相手の役に立っても、都合よく使い捨てられるだけ。

最後はもう、

  • センス
  • 人を見る目
  • 第六感
  • 下手な鉄砲も数撃ちゃ当たる

みたいな世界なのかもしれません。

 

一般事務で付加価値を出せない人まとめ

 

  • 仕事に対する、責任感思い入れ
  • 仕事相手に対する、感謝気遣い

こういうものがないと、「事務作業の中でも付加価値を出す」のは難しいです。

フルーツ
自分がその仕事にからむことで、①仕事の結果は良くなったのか?、②依頼者の状況は良くなったのか?という点がポイントでしょう。
事務職
”専門性やクリエイティビティ以外で”という意味では、特に②依頼者の状況は良くなったのか?が大事なのかも。

 

まとめ:自分が付加価値を出せる場所を意識しよう

一般事務で付加価値を出す人の特徴は

  • 頼まれたこと+αで応える
  • まずは自分で調べる
  • 反応が早い
フルーツ
誰でもできるはずなのに、ほとんど誰もできてない…小さなコトが、大きな違いになるわけです。

 

一般事務で付加価値を出せない人あるあるは

  • 誤字脱字が多い
  • 締め切りを守らない
  • 「それは私の仕事ではありません」発言

など。

フルーツ
「もう仕事を頼みたくないな」「もう一緒に働きたくないな」と思われてしまうのは、かなしいことです。

 

”会社”という組織で働いていると、「次の仕事が無い」という結果は、すぐには見えてきません。

でも、

  • 契約更新の時期になったとき
  • リストラが始まったとき
  • 個人で稼ごうと試したとき

専門性なのか、クリエイティビティなのか、それとも細かな+αなのか…

フルーツ
武器になる「何か」が必要だと気が付く日が来る

わけです。

  • 自分の性格・資質
  • 自分の伸ばしたい部分
  • 今自分にあるモノ

なんかを考えながら、日々工夫して、付加価値のある仕事をしていきたいな、と思います。

 

それではまたっ!

 

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ABOUTこの記事をかいた人

フルーツ

こびと株.comの共同管理人。慶應義塾大学卒業後、一部上場企業に就職。経理/財務の実務経験10年超、日商簿記1級、証券アナリストを有する「企業と個人のお金の専門家」。4つの財布(給与/配当/不動産/事業収入)を駆使して経済的自由を達成することを目標に奮闘中。