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こんな人のための記事です。
スケジュール管理については、ノウハウを書いた本やブログ記事などの情報があふれていますし、そのためのツールもたくさん用意されています。
でも私、個人的には
と感じることがよくあります。
そもそも、スケジュール管理についての情報を必要としているのは、スケジュール管理が苦手な人です。
それなのに、
- 複雑な管理法
- ややこしい準備作業
- 難しい見積もり
- 有料のアプリ
などに誘導するというのは…
に感じられます。
というわけで、この記事では、とってもシンプルなスケジュール管理方法を紹介します。
こいつのおかげで、
- 納期に遅れたことも
- ダブルブッキングしたことも
- 会議等の出席モレも
- 仕事が終わらなくてパンクしたことも
- 資料の提出忘れも
一切ありません。（出したくない資料を、忘れたフリして出さなかったことはあります。すみませんごめんなさい許して下さい…）
さらに、後半3年間は、残業ほぼゼロで仕事をやりきっています。
※ちなみにここで紹介するのは、「チームの」ではなく「個人の」スケジュール管理手法です。
仕事を速くするスケジュール管理のポイント３つ
①抜け漏れを起こさない
ひとつめのポイントは
- 会議をすっぽかしたり
- 納期に遅れたり
- 提出期限を忘れたり
こういった、仕事の抜け漏れを起こさないこと。
逆に言うと、こういう事態が発生するようなら、あなたのスケジュール管理方法はイマイチだということ。
「このスケジュール管理方法なら、どうやっても抜け漏れは起きない。」
そんな方法を選ぶ必要があります。
②目の前のことに集中できるようにする
次に重要なのが、
という状態です。
１つの仕事をしている最中に
- そういえば、あっちの作業は大丈夫かな？
- 実は忘れてる会議があったりしないよね？
- というか優先順位的に、この仕事やってていいんだっけ？
- この後は何をする感じなのかな？
- 今日はあとどれくらいで帰れるんだろう？
みたいな疑問が頭に浮かべば、当然集中力は下がりますよね。
適切なスケジュール管理をしていれば、こういうことは起こりません。安心して、目の前の仕事に集中することができます。
③スケジュール管理そのものに工数をかけすぎない
そして最後のポイントが、
であること。
スケジューリングはもちろん重要ですが、「スケジュール管理の導入に１日かかる」みたいなやり方は、ほとんどのサラリーマンにとって非現実的だと思います。
日々、それなり以上のタスクを抱えて働いていますし、スケジュール管理が苦手な人ほど
みたいな、お手上げ状態になりがちだからです。
スケジュール管理の具体的方法
①スケジュール表と②ToDoリストを作ります。
これだけです。
最新アプリも、ひねりのきいたノウハウも必要ありません。
本気にしてもらえなさそうですが、マジです。
①スケジュール表の作り方
- グーグルカレンダー
- アウトルック
- お手製のエクセル表
- スマホのアプリ
- 紙の手帳
ツールは何でもOKです。
ツールを選んだら、そのスケジュール表に、時間が決まっている予定を全て書きこんで下さい。
繰り返します。時間が決まっている予定は「全て」です。
- 朝礼
- 会議
- 研修
- 月報の提出タイミング
はもちろんですし、外部研修前後の移動時間も「時間が決まっている予定」ですよね。
社内の清掃やゴミ捨て、植物の水やりや飲み会の集金など、社内で果たす役割も、タイミングが指定されているものは全て書き込みましょう。
②ToDoリストの作り方
こちらで使うツールは、１つだけ条件があります。並べ替えがカンタンにできること、です。
なので、基本的にはデジタルなものが便利でしょう。
エクセルでもワードでも、スケジュールアプリのToDo機能でも、なんでもOKです。
アナログが好きな人だという人は、付箋なんかが使えるかもしれません。ただし、失くさない工夫だけはしておいてください。
ツールを決めたら、やることは３つです。
- タスクを書き出す
- やるべき順番に並べ替える
- 「今日中にやることライン」をひく
①タスクを書き出すときには、
- あなたがやるべき全ての仕事のうち
- スケジュール表に書かなかった仕事
を、全て書き出して下さい。スケジュール記入のときと同じく、抜け漏れがないことが大切です。
②並べ替え作業は、このスケジュール管理で一番頭を使うところです。
タスクごとの期限を意識して、並べ替えましょう。
③今日終わらせることラインは、毎日朝イチで書き込みましょう。
ちなみに、もしも「ToDoリストの１番目と4番目が今日中のタスクだ…」みたいなことが起きたら、それは②並べ替えに失敗している証拠。
並べ替えが正しければ、上から「今日中の仕事」「明日中の仕事」「明後日中の仕事」という風に、順番に並んでいるはずだからです。
③スケジュール表とToDoリストを見て仕事をする
仕事を始めるときは、
- まずスケジュール表をみて
- 次にToDoリストをみて
自分がすべきことを決めます。
①スケジュール表をみたとき、現在の時刻のところに予定が入っていれば、もちろんその予定をこなしましょう。
入っていなければ、②ToDoリストの上から順に仕事をやっつけていくわけです。
このスケジュール管理は
- ①スケジュール表と②ToDoリストに「全て」の仕事が書き込めている
- ②ToDoリストの並べ替えが正しい
限り、問題なく機能します。
スケジュール管理Q&A
Q１：ToDoリストってどれくらい細かく書けばいいの？
A１：そのタスク名を見たときに「何をすればいいのか一瞬で分かる」レベルで書いて下さい
でないと、仕事にかかる前に、いちいち時間と神経のロスが発生するからです。
もう少し具体的に言うと、必要な細かさは
- 仕事への習熟度
- 最近の疲労度
- 仕事の緊急度
の３つによって変わります。
- 慣れない仕事
- 疲れているとき
- 急いでいるとき
は、ToDoを細かめに書く必要があります。
一方で、
- 慣れている仕事
- 元気なとき
- 時間にゆとりがあるとき
は、多少粗めでも対応できるということです。
Q２：優先順位は分かっていても、気が乗らない仕事は手に着かない。どうすれば？
A２：入れ替えて良い範囲と悪い範囲を把握しておけばOKです
気分は、生産性を上げるのに、意外と重要です。多少の順番変更は、アリとしたほうが効率的だと思います。
「今日中にやることライン」の上の仕事は、何がどうしても今日中に終わらせる必要があります。
しかし逆に言えば、今日中ラインの上のタスク同士での順番入れ替えは問題ないことが多いでしょう。
※もちろん、「午前中まで」の仕事や「後の人が待っている」という仕事については、気分で優先順位を入れ替えるのはNGです。
危険なのは、今日中ラインの上の仕事が終わっていないのに、今日中ラインの下の仕事に手を出してしまうこと。
Q３：作業時間を見積もってスケジュールに落とし込むの大切なんじゃないの？
A３：大変なのでおすすめしません
もちろん、正確な作業時間の見積もりが可能なら、そういう方法が有効だと思います。
自分のキャパシティをより正確につかめますし、作業時間を圧縮していくモチベーションも持ちやすいかもしれません。
少なくとも私は、とても苦手です。
そして、「スケジュール管理が苦手」と感じる人の多くは、作業時間の見積もりが上手くないだろうと想像します。
- 作業時間を正しく見積もるのが、難しい（特に慣れない仕事の場合）
- 作業時間を正しく見積もるのに、時間がかかる
- トラブルや新規の仕事が入るたびに、スケジュール表を組み替えなければいけない
- ”あそび”の時間を作っておいても、足りなかったり余ったりする
- 「思い通りに進んでいない感」が強くなって、ストレスがかかる
こういうデメリットを考えると、作業時間の見積もりなんて、はじめから諦めてしまった方が良いように思います。
大丈夫、「今日中にやることライン」を意識して仕事をしていれば、自然と自分の仕事のキャパシティは掴めるようになります。
Q４：スケジュール帳やToDoリストに入れ忘れそうだけど、どうすれば？
A４：仕事の切れ目ごとに最優先でメモってください
入れ忘れがあると、スケジュールがちっとも管理できなくなってしまいます！
- 会議のあと
- 電話のあと
- メールやチャットを見たあと
など、人とのコミュニケーションの後には、予定が増えていることが多いはず。
Q５：緊急度は低いけど重要度が高いことは、ToDoリストのどこに入れたらいい？
A５：第一候補は、「今日中にやることライン」のすぐ下、です
もちろん状況によるので、一概には言えません。
とはいえ、
- 重要度の高いことを後回しにするのはNG
- 緊急度の高いことを後回しにするのは非現実的
とすれば、超緊急度の高い「今日中にやることライン」の上の仕事を片付けてから、重要度の高いことに取り掛かる他ありません。
もしあなたが、コントロールできない原因（上司が適当すぎる、等）で、「スケジュール管理なんて頑張ってもムダだよ」という職場にいる場合、そこから逃げだすことを考えた方良いと思います。
- （自覚の有無に関わらず）高いストレスがかかる
- 気付いたら自分もスケジュール管理できない人になってしまう
こういうリスクが大きいからです。
スケジュール管理ができず、仕事の約束が守れない人は、（他の能力がよほど高くない限り）信頼されません。これは、長い目で見ると致命的な問題です。
「そんなことで？」なんて軽く見るのを止めて、早めに転職を検討した方が得策でしょう。
狭い会社内（部署内）の常識に飼いならされて、一歩外に出たら、全く使えない人材になっている…終身雇用が保証されない現代において、こんな話は完全にホラーです。
ぜひ、今すぐにでも、外部の情報を取りに行動して下さい。
情報収集先としては、
- 第２新卒：就職カレッジ
- 20代：マイナビAGENT
- 30代以降：JACリクルートメント
といった転職エージェントがおすすめです。
どちらも求人中の各企業の情報に詳しいので、あなたの現状が「普通」なのか「ちょっとヤバイ」のか、教えてくれると思います。
まとめ：シンプルにスケジュール管理して生産性をあげよう
スケジュール管理は、シンプルに、①スケジュール表と②ToDoリストを作れば大丈夫。
- 抜け漏れを起こさない
- 目の前のことに集中できるようにする
- スケジュール管理そのものに工数をかけすぎない
ためには、こういうシンプルな方法が一番です。
意外とカンタンに抜け漏れがなくなって、生産性も上がって、「あれ？こんな単純なことだったの？」とビックリすると思います。
どうか、この記事が、スケジュール管理に苦しんでいる人のお役に立ちますように。
それではまたっ！
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