こんな人のための記事です。
長い仕事人生の中で
- 自分がキャパオーバーになったこと
- 他人のキャパオーバーの被害を受けたこと
どちらも経験ナシ！という人って、珍しいんじゃないでしょうか？
私自身は、両方の経験がありますが、キャパオーバーは
できれば二度と味わいたくありません。
というわけでこの記事では、
- キャパオーバーになりやすい人の特徴5選
- やっちゃったときの対処法3つ
をまとめました。
さっと目を通して、お役に立てて頂ければ幸いです。
目次
仕事でキャパオーバーになりやすい人の特徴5選
特徴①完璧主義
キャパオーバーというのは、キャパシティ（容量）を超えてしまうこと。
自分という入れ物に入りきらない仕事を詰め込んで（詰め込まれて）、機能不全に陥ってしまうことです。
- 量的に、質的に
- 精神的に、肉体的に
背負いきれない仕事を、背負いこんでしまうのが原因です。
同じ仕事を担当しても、キャパオーバーになる人と、ならない人がいます。
これにはもちろん
- 仕事の速さの違い
- スキルレベルの違い
- サポート体制の違い
といった問題もあります。
けれども、それ以外に、そもそも「仕事が完了した」と考えるゴールの設定が違っているというのも、また要因のひとつです。
仕事は
- 完成度0%→80%：2割の時間
- 完成度80％→100％：8割の時間
を使うと言われています。
完璧主義者は、「今回は完成度80～90％で良しとする」という判断が苦手な人が多いので、わりと簡単にキャパオーバーになってしまうわけです。
特徴②仕事を振ることができない
自分の担当業務だからといって、1から100まで何もかも一人で作業する必要はどこにもありません。
- 後輩に頼る
- 同僚の知恵を借りる
- 上司の協力を仰ぐ
- 外注さんに任せる
- 派遣さんに頼む
選択肢はイロイロあります。
適切に仕事を振りさえすれば、それぞれが得意分野に集中できて、効率的に仕事が進む…というのは非常によくあるケースです。
でも、仕事を振れない人は、何もかも一人で抱え込もうとします。
- 自分にしかできない仕事だと信じている
- 人に嫌われたくない
- 忙しい自分に酔っている
- コミュニケーションを面倒がっている
- 不確定要素を受け入れられない
といった理由から、仕事を分割することを怠り、結局はキャパオーバーになってしまうのです。
特徴③ノーが言えない
- コミュニケーションが苦手
- 交渉が苦手
- 上司とうまくいっていない
- 上司の指示はいつでも”絶対”で”決定事項”だと考えている
- ノーを言えない性格
- 断ったら干されそうで怖い
- 断ったら評価を下げられそうで怖い
といった思いから、
と考えている人もいます。
周囲は
- 処理できるから、受けたのだろう
- 受け続けてるから、まだ余裕があるんだろう
と考えるので、仕事はドンドン増えていきます。
一方で本人は、自分のキャパシティの余裕を検討せずに仕事を受けてしまいますから、気づいたときには限界をとっくに超えている…ということになりがち。
こういう人は、当然、キャパオーバーになりやすいです。
基本的に、できない仕事は受けてはいけません。
「できないかも？でもやってみたいな」「成長の機会にしたいな」というときは、バックアッププランをしっかり持ちましょう。
- チャレンジであることを上司に伝えてフォローを頼んでおく
- 慣れている先輩にこまめな相談機会をつくってもらう
- その仕事に集中できるよう、他の仕事を整理しておく
- 期限に余裕をもっておく
- 外部の顧問やコンサルタントを使う
- アシスタントをつけてもらう
- できなかったときのリカバリープランを用意しておく
できるコトは、色々あるはずです。
特徴④スケジュール管理が下手
仕事には「取り組むべき順番」というのがあります。
- ボリューム
- 難易度
- 締め切り
- 自分の体調
- 報告のタイミング
などを考えながら、適切な順番で取り組むことは、仕事をスムーズをすすめるために不可欠です。
ところが、
- 目についた仕事から手をつける
- やりたい仕事を優先する
- 仲のいい人から頼まれた仕事から取り組む
といった、行き当たりばったりのスケジュールで作業していると
みたいな悲惨な状態になりかねません。
締め切りを過ぎた仕事を催促されて初めて「オレ、キャパオーバーだ！」と騒ぎ始めるわけです。
特徴⑤環境が合わず生産性が上がらない
- 環境が合わない
- 生産性が上がらない
- 仕事がさばけない
- キャパオーバーになる
- 周囲の信頼が低下し、ますます環境が厳しくなる
というループにハマってしまっている人もいます。
こういうタイプは、環境を変えさえすれば全てが解決することが多いです。
キャパオーバーになりまくって自信を失くしてしまう前に
- 異動
- 転職
- 独立
など、自分にとって良好な環境を手に入れる方法を考えるべきでしょう。
仕事でキャパオーバーを感じたらすべき3つのこと
こんな人のために、今すぐすべき3つのコトを解説していきます。
すべきコト①落ち着く
キャパオーバーで混乱してくると、とにかく焦りで頭がいっぱいになります。
- 仕事が終わらない
- 締め切りが迫ってくる
- 間に合わなかったらどうしよう
- 怒られる
- トラブルになる
こんな状態なら、焦るのはごくごく自然な反応ですが、ここはひとつ落ち着きましょう。
大丈夫、落ち着いて対処できれば、リカバリーのチャンスはいくらでもあります。
いくらキャパオーバーになってしまっているとはいえ、それだけは避けたいものです。
すべきコト②リストアップする
次にやるべきことは
項目と締め切りだけでかまいませんから、一覧にまとめてみましょう。
目に見えるリストを作ることで、
- がむしゃらな焦り→現実的な対応プランへと目線が変わる
- ”仕事”という大きな塊ではなく、細分化された項目ごとの対応が考えられる
- 自分が困っていることを、周囲に相談できる
状態になります。
すべきコト③相談する
- 深呼吸して落ち着いて。
- 自分が抱え込んだ仕事をリストアップしたら。
残りは1つだけ。
自分1人では、対処しきれないからこそのキャパオーバー。これ以上悩んでも、苦しんでも、仕事は前に進みません。
- 上司
- 先輩
- 同僚
あるいはまた、部下にでも、可能ならリカバリープランのサポートを求め、それもムリならともかく現状を伝えて相談してみましょう。
まずは人の手を借りて、ともかく目の前の仕事をなんとかしてしまうべきです。
仕事でキャパオーバーまとめ
仕事でキャパオーバーになりやすい人の特徴は
- カンペキ主義
- 仕事を振ることができない
- ノーが言えない
- スケジュール管理が下手
- 環境が合わず生産性が上がらない
の5つです。
とはいえ、実際のところ、仕事をしていれば時々は
と感じるタイミングもやってくるでしょう。
そんなときは、なるべき早めに対処して、可能な限り小さな爆発で済ませること。
- まずは落ち着いて
- 抱えた仕事をリストアップし
- 周囲に相談する
のがおすすめです。
実際のところ、仕事に一生懸命取り組むことは大切ですが、
そんなときは、可能な限り早く助けを求めるのが責任ある態度でしょう。
それこそが、仕事そのものをダメにしないために、被害を最小限に抑えるために、必要なことだからです。
批判は甘んじて受け入れて、”次”に向けて進んでいきましょう。
それではまたっ！
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