仕事でキャパオーバーになる人の特徴5選【ヤバイ時の対処法アリ】

会社員
や、やばい…仕事が終わらない…俺完全にキャパオーバーかも…どうしよう…
会社員
ウチの後輩、すぐキャパオーバーになっちゃうんだよね。フォローが結構大変で、困ってる。

こんな人のための記事です。

 

長い仕事人生の中で

  • 自分がキャパオーバーになったこと
  • 他人のキャパオーバーの被害を受けたこと

どちらも経験ナシ!という人って、珍しいんじゃないでしょうか?

私自身は、両方の経験がありますが、キャパオーバーは

こびと株
自分がなったときのパニックも、他人にやられたときのショックも、マジで爆弾級

できれば二度と味わいたくありません。

 

というわけでこの記事では、

  • キャパオーバーになりやすい人の特徴5選
  • やっちゃったときの対処法3つ

をまとめました。

こびと株
キャパオーバーを未然に防ぐ。なってしまったら被害を最小限に食い止める。そのための記事です。

さっと目を通して、お役に立てて頂ければ幸いです。

 

仕事でキャパオーバーになりやすい人の特徴5選

特徴①カンペキ主義

こびと株
完璧主義者は、キャパオーバーしやすい!

キャパオーバーというのは、キャパシティ(容量)を超えてしまうこと。

自分という入れ物に入りきらない仕事を詰め込んで(詰め込まれて)、機能不全に陥ってしまうことです。

  • 量的に、質的に
  • 精神的に、肉体的に

背負いきれない仕事を、背負いこんでしまうのが原因です。

 

同じ仕事を担当しても、キャパオーバーになる人と、ならない人がいます。

これにはもちろん

  • 仕事の速さの違い
  • スキルレベルの違い
  • サポート体制の違い

といった問題もあります。

けれども、それ以外に、そもそも「仕事が完了した」と考えるゴールの設定が違っているというのも、また要因のひとつです。

 

こびと株
完璧主義者は、1つ1つの仕事のゴール設定が過剰に高くなりがちです

仕事は

  • 完成度0%→80%:2割の時間
  • 完成度80%→100%:8割の時間

を使うと言われています。

完璧主義者は、「今回は完成度80~90%で良しとする」という判断が苦手な人が多いので、わりと簡単にキャパオーバーになってしまうわけです。

 

特徴②仕事を振ることができない

こびと株
人に仕事を振れない、というのも、キャパオーバーしやすい人の特徴の1つですね

自分の担当業務だからといって、1から100まで何もかも一人で作業する必要はどこにもありません

  • 後輩に頼る
  • 同僚の知恵を借りる
  • 上司の協力を仰ぐ
  • 外注さんに任せる
  • 派遣さんに頼む

選択肢はイロイロあります。

適切に仕事を振りさえすれば、それぞれが得意分野に集中できて、効率的に仕事が進む…というのは非常によくあるケースです。

 

でも、仕事を振れない人は、何もかも一人で抱え込もうとします

  • 自分にしかできない仕事だと信じている
  • 人に嫌われたくない
  • 忙しい自分に酔っている
  • コミュニケーションを面倒がっている
  • 不確定要素を受け入れられない

といった理由から、仕事を分割することを怠り、結局はキャパオーバーになってしまうのです。

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2020.03.02

 

特徴③ノーが言えない

こびと株
仕事を断れない人、もしくは「断らない主義」の人も、キャパオーバーになりがちです
  • コミュニケーションが苦手
  • 交渉が苦手
  • 上司とうまくいっていない
  • 上司の指示はいつでも”絶対”で”決定事項”だと考えている
  • ノーを言えない性格
  • 断ったら干されそうで怖い
  • 断ったら評価を下げられそうで怖い

といった思いから、

会社員
頼まれた仕事は全部受けないと…

と考えている人もいます。

 

周囲は

  • 処理できるから、受けたのだろう
  • 受け続けてるから、まだ余裕があるんだろう

と考えるので、仕事はドンドン増えていきます。

一方で本人は、自分のキャパシティの余裕を検討せずに仕事を受けてしまいますから、気づいたときには限界をとっくに超えている…ということになりがち。

こういう人は、当然、キャパオーバーになりやすいです。

 

こびと株
ちなみにこの「何も断らない」という姿勢、残念ながらむしろ迷惑ということも多いです

基本的に、できない仕事は受けてはいけません。

「できないかも?でもやってみたいな」「成長の機会にしたいな」というときは、バックアッププランをしっかり持ちましょう。

  • チャレンジであることを上司に伝えてフォローを頼んでおく
  • 慣れている先輩にこまめな相談機会をつくってもらう
  • その仕事に集中できるよう、他の仕事を整理しておく
  • 期限に余裕をもっておく
  • 外部の顧問やコンサルタントを使う
  • アシスタントをつけてもらう
  • できなかったときのリカバリープランを用意しておく

やるコトは、色々あるはずです。

会社員
「頼まれたら、とりあえずYesと言う」って、ある意味思考停止なんだよね…

 

特徴④スケジュール管理が下手

こびと株
スケジュール管理が下手で、優先順位がつけられないタイプも、キャパオーバーを起こしやすいですね。

仕事には「取り組むべき順番」というのがあります。

  • ボリューム
  • 難易度
  • 締め切り
  • 自分の体調
  • 報告のタイミング

などを考えながら、適切な順番で取り組むことは、仕事をスムーズをすすめるために不可欠です。

 

ところが、

  • 目についた仕事から手をつける
  • やりたい仕事を優先する
  • 仲のいい人から頼まれた仕事から取り組む

といった、行き当たりばったりのスケジュールで作業していると

会社員
あれ…この仕事締め切り過ぎてる…あれ、こっちもだ…

みたいな悲惨な状態になりかねません。

締め切りを過ぎた仕事を催促されて初めて「オレ、キャパオーバーだ!」と騒ぎ始めるわけです。

 

こびと株
このタイプの場合、足りないのはキャパじゃなくて自己管理スキルの方。逆に言えば、適切なスケジュール管理さえすれば問題は解決します。

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2020.03.08

 

特徴⑤環境が合わず生産性が上がらない

  1. 環境が合わない
  2. 生産性が上がらない
  3. 仕事がさばけない
  4. キャパオーバーになる
  5. 周囲の信頼が低下し、ますます環境が厳しくなる

というループにハマってしまっている人もいます。

こびと株
人間関係・オフィスの状況・仕事内容などの環境は、個人の生産性にも、ものすごく強い影響があります

【悪夢】生産性を「劇的に下げる」5つのモノ

2020.10.17

 

こういうタイプは、環境を変えさえすれば全てが解決することが多いです。

キャパオーバーになりまくって自信を失くしてしまう前に

  • 異動
  • 転職
  • 独立

など、自分にとって良好な環境を手に入れる方法を考えるべきでしょう。

こびと株
合わない環境で頑張り続けるなんて、自分にとっても会社にとっても社会にとっても、壮大なエネルギーの無駄遣いでしかありません!

 

仕事でキャパオーバーを感じたらすべき3つのこと

会社員
キャパオーバーになりやすい人の特徴は分かった。気を付ける。…でも俺今まさにキャパオーバーなんだよ!どうすれば!?

こんな人のために、今すぐすべき3つのコトを解説していきます。

 

すべきコト①落ち着く

こびと株
まずは深呼吸。心を落ち着けることです。

キャパオーバーで混乱してくると、とにかく焦りで頭がいっぱいになります。

  • 仕事が終わらない
  • 締め切りが迫ってくる
  • 間に合わなかったらどうしよう
  • 怒られる
  • トラブルになる

こんな状態なら、焦るのはごくごく自然な反応ですが、ここはひとつ落ち着きましょう。

 

大丈夫、落ち着いて対処できれば、リカバリーのチャンスはいくらでもあります。

会社員
パニックを起こして当たり散らしたり泣き出したりすると、ますます信頼を失うからね

いくらキャパオーバーになってしまっているとはいえ、それだけは避けたいものです。

 

すべきコト②リストアップする

次にやるべきことは

こびと株
抱えている仕事をリストアップすること。

項目と締め切りだけでかまいませんから、一覧にまとめてみましょう。

目に見えるリストを作ることで、

  • がむしゃらな焦り→現実的な対応プランへと目線が変わる
  • ”仕事”という大きな塊ではなく、細分化された項目ごとの対応が考えられる
  • 自分が困っていることを、周囲に相談できる

状態になります。

こびと株
なるべく細かい単位で書き出しておくと、ToDoリストとしても使えます。

 

すべきコト③相談する

  1. 深呼吸して落ち着いて。
  2. 自分が抱え込んだ仕事をリストアップしたら。

残りは1つだけ。

こびと株
助けを求めましょう。

 

自分1人では、対処しきれないからこそのキャパオーバー。これ以上悩んでも、苦しんでも、仕事は前に進みません。

  • 上司
  • 先輩
  • 同僚

あるいはまた、部下にでも、可能ならリカバリープランのサポートを求め、それもムリならともかく現状を伝えて相談してみましょう。

まずは人の手を借りて、ともかく目の前の仕事をなんとかしてしまうべきです。

こびと株
迷惑をかけた人へのフォローや、助けてくれた人への恩返し、キャパオーバーを繰り返さないための改善策は、目の前の山を越えた後で考えればOKです

 

仕事でキャパオーバーまとめ

仕事でキャパオーバーになりやすい人の特徴は

  • カンペキ主義
  • 仕事を振ることができない
  • ノーが言えない
  • スケジュール管理が下手
  • 環境が合わず生産性が上がらない

の5つです。

こびと株
キャパオーバーになって爆発させると、周りも自分も大変な目に合うので、要注意です

 

とはいえ、実際のところ、仕事をしていれば時々は

こびと株
むむ…これは…キャパがヤバイ…か…?

と感じるタイミングもやってくるでしょう。

そんなときは、なるべき早めに対処して、可能な限り小さな爆発で済ませること。

  • まずは落ち着いて
  • 抱えた仕事をリストアップし
  • 周囲に相談する

のがおすすめです。

 

実際のところ、仕事に一生懸命取り組むことは大切ですが、

こびと株
できないことは、どうしたってできません。時間不足、能力不足、管理ミス…認めるのはツライでしょうが、それが現実です。

そんなときは、可能な限り早く助けを求めるのが責任ある態度でしょう。

それこそが、仕事そのものをダメにしないために、被害を最小限に抑えるために、必要なことだからです。

批判は甘んじて受け入れて、”次”に向けて進んでいきましょう。

それではまたっ!

 

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ABOUTこの記事をかいた人

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こびと株.comの共同管理人。慶應義塾大学卒業後、一部上場企業に就職。経理/財務の実務経験10年超、日商簿記1級、証券アナリストを有する「企業と個人のお金の専門家」。4つの財布(給与/配当/不動産/事業収入)を駆使して経済的自由を達成することを目標に奮闘中。